Op zoek naar een nieuwe manier

„In eerste instantie hadden we ons eigen digitale rapportagesysteem”, zegt Erik Nijland, senior consultant bij Arcadis Nederland. „Maar het naderde het einde van zijn levenscyclus. We ontdekten dat het bouwen van een rapportagetool niet de kernactiviteit was van onze eigen IT-afdeling. Daarom zijn we gaan onderzoeken wat er op de markt beschikbaar was.”

Heijmans werkte toen al samen met VeiligWerk, dus nam Arcadis contact met hen op over hun ervaringen. Na hun enthousiasme te hebben gehoord, besloten ze om ook VeiligWerk te implementeren.

Dit vereiste een belangrijke wijziging in de app: de VeiligWerk-app verwerkt voornamelijk de rapportage op basis van projecten. Dit moest gebaseerd zijn op managers, aangezien zij verantwoordelijk zijn voor de veiligheid van werknemers en daarom als eerste op de hoogte zouden moeten zijn. Na deze aanpassing is Arcadis gestart met een pilotteam en slechts enkele modules om het proces zo toegankelijk mogelijk te houden. Dit was een succes en sindsdien is het gebruik van de Track to Zero-app, zoals de VeiligWerk-app intern wordt genoemd, uitgerold naar alle afdelingen van Arcadis Nederland.

‍

„De app is echt de spil van onze veiligheidscultuur.”

‍

10.000 meldingen

Sinds de officiële lancering van de app in februari 2020 heeft het bedrijf nu bijna 10.000 meldingen ontvangen. „We gaan het een tijdje vieren!” lacht Marije Fokkinga, QHSE-manager bij Arcadis. Binnen die 10.000 rapporten hebben ze ook een aanzienlijke verbetering in de kwaliteit van de rapporten gezien. „Bijna iedereen begint met het melden van nietjes in het tapijt en losse veters,” zegt Erik. „Vervolgens gaan managers om de tafel zitten met de persoon die het incident heeft gemeld om hen aan te moedigen om toekomstige rapporten grondiger te maken. Soms blijkt uit zo'n gesprek dat er een veel ernstiger situatie achter het rapport zat.”

‍

„Door een gesprek aan te gaan met een persoon die het incident heeft gemeld, weten ze meteen dat er iets aan de meldingen wordt gedaan,” Marije vult aan. Managers en senior medewerkers zijn echt de drijvende kracht achter het initiatief van Arcadis. Door het goede voorbeeld te geven, leren ze ook nieuwe of meer jonge werknemers het gewenste, veilige gedrag aan. „Als je veel meldingen krijgt, moet je daar echt iets aan doen. Anders zullen mensen denken dat het zinloos is. Dat is niet altijd gemakkelijk, omdat je niet overal controle over hebt en niet altijd snel kunt reageren, maar je moet er wel aan blijven werken en feedback geven. Je manager speelt hierin een cruciale rol,” zegt Marije.

‍

„Je zorgen maken over veiligheid houdt niet op als je hier de deur uitstapt, je neemt het mee naar huis.”

‍

Veiligheid als onderdeel van het Arcadis-DNA

De veiligheid bij Arcadis stopt niet op het moment dat collega's het kantoor verlaten; het maakt deel uit van het DNA van het bedrijf en dat wordt ook thuis doorgevoerd. Collega's worden niet alleen aangemoedigd om situaties te melden die ze op het werk tegenkomen, maar als er een les te leren valt uit hun persoonlijke leven, kunnen ze dat ook melden. „Zo hoorde een collega vanochtend haar koolmonoxidemelder piepen. Aanvankelijk dacht ze dat het een lege batterij was. Toch controleerde ze het koolmonoxidegehalte in haar huis, en dat bleek veel te hoog te zijn.” Dit rapport werd omgezet in een veiligheidsaandeel. Door bewustwording te creëren, kun je ervoor zorgen dat collega's in soortgelijke situaties ook gepast handelen. „Dat is echt de waarde van de app voor ons: weten wat er aan de hand is, weten wat er gebeurt,” zegt Marije.

‍

Samenwerken aan een veiligheidscultuur

Niet alleen wordt de veiligheidscultuur intern actief ontwikkeld, maar ook andere bedrijven zoeken samenwerking. Arcadis heeft het evenement VeiligWerk, Samen Sterk (Veilig Werken, Samen Sterk) geïnitieerd, waar gebruikers van de VeiligWerk-app samenkomen om te bespreken hoe ze de app nog beter kunnen gebruiken. Het is geweldig om te zien dat dit evenement jaarlijks wordt herhaald, telkens georganiseerd door een andere gebruiker.

Ze onderzoeken ook de waarde van een veiligheidscultuurcirkel voor architecten en ingenieursbureaus. In het begin was het even wennen. „Collega's zeiden: 'Ik ga toch niet alle stomme dingen die ik heb gedaan in een app zetten? ' Dat is langzaam aan het veranderen. Hetzelfde geldt voor bedrijven: je kunt van elkaar leren, maar je moet openstaan voor elkaar en eerlijk je uitdagingen delen,” zegt Marije. Binnen de stappen 2 en 3 van de veiligheidscultuurladder (SCL) kan delen soms geforceerd aanvoelen, maar bij stappen 4 en 5 is het meer een uitnodiging.

Zijn de veiligheidsexperts nu klaar met hun werk? „Absoluut niet,” zegt Erik. „We blijven erover communiceren, we blijven erover praten. Vanuit veiligheidsperspectief heb je de neiging om je te concentreren op wat nog niet goed gaat en vergeet je te waarderen wat je al hebt bereikt. Soms komen nieuwe mensen naar Arcadis en zeggen: 'Ik heb nog nooit voor een bedrijf gewerkt dat zoveel nadruk legt op veiligheid. ' Dan doen we iets goed.”